열정 가득한 1년차, 너무 많은 선택지
1년차 신입사원 시절엔 업무 리스트 관리에도 뭔가 열정과 낭만이 있었다. 메모 양이 기본적으로 많았다. 무엇이 중요한지 판단하기 어려워서 모든 걸 다 적어두려는 강박관념도 있었을 것이다. 이것저것 여러 앱을 사용해보며 나만의 완벽한 시스템을 찾기 위해 노력했다. 시간단위, 일단위로 꼼꼼히 관리하고 캘린더까지 연동해서 메모해두는 철저함! 아직 낭만이 있어서 수기로 메모를 쓰기도 했다. 예쁜 노트와 다양한 색깔의 펜으로 업무를 관리하면 뭔가 더 잘 될 것 같은 기분이 들었다. 하지만 이런 완벽주의는 오래가지 못했다.
1년차 추천 앱 리스트
- 노션(Notion): 복잡한 업무 체계화에 최적화, 다양한 템플릿 활용 가능
- 원노트(OneNote): 회의록과 업무 메모를 한 곳에 모으기 좋음
- 투두이스트(Todoist): 깔끔한 UI로 데드라인 관리 가능
- 굿노트(GoodNotes): 아이패드 사용자라면 필수, 수기 메모의 디지털화
- 구글 캘린더: 모든 업무와 미팅을 시간대별로 관리 가능
현실과 타협하는 3년차, 효율성 추구
3년차가 되면 노트북이나 모바일로 메모를 관리하는 방식으로 정착했다. 수기 노트는 이제 회의 때만 간혹 꺼내는 정도. 메모 템플릿 여러 가지를 써보다가 오히려 보기 어려워져서 좀 더 간단한 앱들을 찾기 시작했다. 시간단위로 관리하기가 복잡하고 현실적으로 불가능하다는 걸 깨닫고 일단위로 관리하는 방식으로 전환했다. 완벽한 시스템보다는 실용성과 효율성을 추구하게 된 것이다. 그럼에도 아직은 체계적으로 업무를 관리하려는 의지가 남아있었다.
3년차 추천 앱 리스트
- 심플노트(Simplenote): 깔끔한 UI, 클라우드 동기화로 어디서든 접근 가능
- 마이크로소프트 To Do: 간단하면서도 기능적인 할 일 관리
- 트렐로(Trello): 프로젝트별로 업무 관리하기 좋음
- 에버노트(Evernote): 간편한 클리핑과 빠른 검색 기능
본질로 돌아가는 5년차, 미니멀리즘의 시작
5년차가 되면 결국 깨닫게 된다. 순정이 최고라는 것을. 복잡한 앱들을 다 지우고 기본 메모앱으로 돌아왔다. 클라우드 연동만 잘 되면 그것으로 충분했다. 일단위로 세세하게 업무를 쓰는 건 이제 완전히 포기했다. 데드라인만 적어두고 급한 것만 일단 챙기는 현실적인 방식으로 전환했다. 불필요한 것들을 걷어내고 업무 관리의 본질에 집중하게 된 시기다. 어쩌면 이때부터 진정한 업무 효율성이 시작되었는지도 모른다.
5년차 애정하는 앱
- 애플 메모(iOS): 간단하지만 강력한 기본 기능, 클라우드 연동 완벽
- 구글 킵(Google Keep): 안드로이드 사용자의 구원자, 빠른 메모와 알림 기능
- 마이크로소프트 메모(MS Sticky Notes): 윈도우 사용자라면 바탕화면에 딱
- 색상 코드만으로 업무 우선순위 구분하는 미니멀한 방식이 특징
달관의 경지, 7년차의 업무 관리 철학
7년차에 이르면 업무 리스트는 그저 형식적인 존재가 되어버린다. 업무 리스트를 일단 써놓고 시간이 있을 때만 본다. 그것도 가끔. 업무 리스트에 있는 일들은 언젠간 해야 할 백로그(backlog)로 바뀌어버렸다. 정말 급한 건 내 뇌에 저장되어 있거나 메신저에 대충 적어두는 정도다. 어디엔가 기록은 되어 있는데, 필요하면 검색하면 나오긴 한다. 메모 관리에 쏟는 시간보다 실제 업무에 집중하는 효율성이 몸에 밴 상태다.
7년차가 실제로 쓰는 도구들
- 슬랙/팀즈 자기 자신과의 DM: 급한 메모는 여기에 남기면 어디서든 확인 가능
- 휴대폰 음성 메모: 이동 중에도 빠르게 아이디어 기록
- 포스트잇: 모니터에 붙여두고 당일 꼭 해야 할 일만 메모
- 검색 기능: 어디에 썼든 키워드만 기억하면 찾을 수 있다는 철학
연차별 업무 관리의 재미있는 진화
우리가 업무 관리법을 바꾸는 과정은 마치 스마트폰 앱 정리와 비슷하다. 처음엔 모든 앱이 필요하다고 생각했다가, 점점 정말 필요한 것만 남기게 되는 것처럼. 1년차 때는 완벽한 업무 관리를 위해 모든 앱을 깔지만, 7년차가 되면 실제로 쓰는 앱은 손에 꼽을 정도다. 이 진화 과정은 우리의 업무 스타일과 우선순위가 어떻게 변화하는지 보여주는 재미있는 사회학적 현상이기도 하다.
당신의 업무 관리 스타일은 몇 년차?
재미있는 점은 실제 연차와 업무 관리 스타일이 항상 일치하지는 않는다는 것이다. 7년차임에도 1년차 스타일로 꼼꼼하게 모든 것을 기록하는 사람도 있고, 1년차임에도 7년차처럼 최소한의 기록만 하는 사람도 있다. 당신은 어떤 스타일인가? 혹시 실제 연차보다 더 높은 연차의 업무 관리 스타일을 가지고 있다면, 그것은 당신이 이미 일에 대한 통찰력을 갖추었다는 증거일지도 모른다.
이렇게 보면 업무 관리 방식의 진화는 단순한 효율성의 문제가 아니라, 우리가 일과 삶의 균형을 찾아가는 여정의 흥미로운 단면을 보여준다. 그리고 이 여정에서 우리는 모두 다른 속도로, 다른 방식으로 성장해간다는 것이 가장 재미있는 발견이 아닐까?